電子メールにも注意が必要です

現実の環境では、私たちは人に接する間に、相手の言動や言葉遣いによって評価を評価し、私たちに伝えるメッセージを推敲することが多い。それに対して、自分も違う場面や相手によって自分の意見や考えを表現します。 

Emailを使う時、基本的にもそうですが、唯一の違いは文字を通して感じを伝えることしかできません。私たちは相手の肢体言語、声調、表情を見ることができません。そのため、文字上の表現はもっと重要です。通常、メールを書く際には、以下の点に特に注意する必要があります。

　　*.内容が簡単明瞭である.

多くの人はメールを読むとき、あまり辛抱強くなく、時間もあまりありませんので、表現する内容は、できるだけ簡単に要約し、筋道がはっきりしていて、長文化を避けます。メールの主旨(Subject)を上手に使い、主旨内にテーマを簡潔に説明し、15文字を超えないほうが、相手が一目瞭然になりやすい。

　　*.意味がはっきりしている:

手紙を書くのは芸術だ。手品とは人によって変わるが、それぞれに巧みな違いがある。いずれにしても、字句の段落がはっきりしていて、語意がはっきりしていて、ジャンプ的な思考を避けて、相手が誤解したり、手がかりが見つからないようにします。 

　　*.感情的な言葉を避ける:

気分が悪いときは手紙を書かないことをお勧めします。このときの語意の表現は激しく、双方の関係を傷つける可能性があります。気持ちが落ち着いたら、手紙を書くのがいいかもしれません。また、人によって背景が異なるため、文字表現に対する認識も異なる。だから文字の使用には、慎重に吟味する必要があるかもしれません。 

　　*.適切な引用:

手紙の往復の間に、適切な引用文を残しておくと、前回の双方の会話の内容を受信者に注意するのに役立ちます。しかし、引用が長すぎると、相手の迷惑になる可能性があります。

　　*.署名を覚えています。

異なる受信対象に対して、異なる署名がある可能性があります。しかし、いずれにしても、手紙の最後に署名して、相手に対する尊重を表します。

　　*.文法/誤字チェック:

メールを出す前に、自分で最初から最後までチェックしたほうがいいです。文法が間違っていたり、意味が通じなかったり、誤字があったりしませんか。特に上司や取引先へのメールは、特に注意が必要です。 

以上、一般的に私たちが手紙を書くときの大原則ですが、他にもSend To/Copy To/BCCなどのフィールドも特に注意してください!要するに、Emailも他人に第一印象を与えて、表現がよければ、加点の効果があります;自信がなければ、割引してもらいますよ。